[간접비 인생] S2-16. 참여하지 않겠다는 메일을 쓰는 법

시즌 2. 공고의 계절
NO.S2-16
DATE4월 27일 (월)
35 / 83
오늘의 메모한 연구기관 과제에 참여하지 않기로 했습니다. 동료가 물었습니다. "과제 참여 안 한다고 메일 하나 써 주실 수 있을까요?"
읽는 시간 약 5분 · 매일 아침 7시 30분 연재

4월 27일 월요일. 7시 알람. 품의 한 건. 출근해서 캘린더를 여니 이 한 줄이 보였다.

[내부] 숙련감각 사업 연구기관 K와 미팅(커피 살 것)

괄호 안의 커피 살 것은 지난주의 내가 적었다. 지난주의 나는 이 미팅이 어떤 미팅이 될지 대충 알고 있었다.

4월 20일부터 검토하던 제조 숙련감각 AI 과제가 있었다. 조선소 베테랑의 감각을 AI로 옮기는 과제. 1월의 숙련기술 XR 과제와 친척 같은 과제다. 연구기관 K가 이끌고 우리가 참여하는 구조였다. 검토 끝에 우리는 참여하지 않기로 했다. 사정이 있었다. 역할, 일정, 인력. 같은 달에 에이지케어가 D-58로 시작했고, 버섯이 두 개였다. 손이 모자랐다. 손이 모자란 과제에 이름을 올리면 나중에 두 과제가 다 아프다.

미팅은 오후 1시 반, 연구기관 근처 카페였다. 연구기관 책임님이 지갑을 꺼내시길래 먼저 계산했다. “오늘은 저희가요.” 책임님이 뭔가 알겠다는 얼굴로 웃었다. 커피를 먼저 사는 쪽이 대개 어려운 말을 먼저 해야 하는 쪽이다. 서로 알았다.

테이블 위에는 과제 개요서가 한 장 놓여 있었다. 참여기관 칸에 우리 회사 이름이 이미 인쇄돼 있었다. 이야기를 시작하기도 전에 책임님이 그 종이를 조용히 접어서 가방에 넣으셨다. 아무 말도 없었다. 그 동작이 거절을 먼저 받아 주는 방식이었다. 나는 준비해 온 첫 문장을 한 줄 줄일 수 있었다.

과제 얘기를 했다. 역할 얘기를 했고, 일정 얘기를 했다. 우리가 맡기로 했던 부분을 어떻게 채울 수 있을지도 같이 얘기했다. 거절하는 자리에서 빈자리 걱정을 같이 해 주는 건 예의다. 빈자리를 남기고 가면 남는 사람이 메워야 한다. 그건 누구보다 잘 안다. 나는 늘 빈자리를 메우는 쪽이었으니까.

미팅은 좋게 끝났다. 책임님이 말했다. “내부에서 정리되면 메일로 한 번만 남겨 주세요. 저희도 서류상 필요해서요.”

그리고 오후 3시 44분. AI팀 유 책임님 메시지가 연달아 왔다.

연구기관 K 책임님 전화 오셨는데
메일로 과제 참여 안 한다고 메일 하나 보내달라고 하시는데
하나 작성해서 보내주실 수 있을까요????

물음표 네 개. 급하다는 뜻이다. 그리고 부탁한다는 뜻이다. 유 책임님은 AI 모델을 만드는 사람이다. 모델은 잘 만드는데, 거절 메일에는 모델이 없다. 나한테 온 건 자연스러운 일이었다. 우리 회사에서 문장이 필요하면 대개 나한테 온다.

참여하지 않겠다는 메일. 이게 참여하겠다는 메일보다 어렵다.

참여하겠다는 메일은 신나게 쓰면 된다. 참여하지 않겠다는 메일은 세 가지를 동시에 해야 한다.

  1. 분명하게 거절한다. 애매하면 상대가 계속 기다린다.
  2. 상대를 존중한다. 상대는 우리를 파트너로 생각해서 불렀다.
  3. 다음 기회를 남긴다. 부산 조선 업계는 좁다. 내년에 또 만난다.

초안을 썼다. “귀 기관의 제안에 감사드리며, 내부 검토 결과 금번 과제에는 참여가 어렵게 되었음을 알려드립니다.” 딱딱했다. 다시 썼다. "좋은 기회를 주셔서 감사합니다. 여러 차례 내부 검토를 거쳤으나, 이번에는 저희가 맡을 역할과 일정이 맞지 않아 부득이 참여가 어렵게 되었습니다. 향후 조선 분야 AI 과제에서 다시 협력할 기회가 있기를 바랍니다."

세 번째로 한 번 더 고쳤다. 부득이를 뺄까 고민했다. 부득이는 거절 메일의 단골 단어다. 너무 자주 쓰여서 이제는 무게가 거의 없다. 그래도 남겼다. 무게가 없는 단어가 가끔은 쿠션이 된다. 그리고 마지막에 한 줄을 더 넣었다. 오늘 말씀 나눈 부분은 필요하시면 자료로 언제든 도와드리겠습니다. 거절 메일에 도와드리겠다는 문장이라니 좀 이상하다. 그런데 이 한 줄이 있어야 거절이 절교가 안 된다.

유 책임님께 보냈다. “이렇게 보내시면 어떨까요?”

완벽해요!!! 감사합니다!!!

느낌표 세 개씩 두 번. 물음표 네 개가 느낌표 여섯 개가 됐다. 문장 부호 환율로 치면 남는 장사다.

보내기 직전에 유 책임님이 다시 물었다. “참조는 누구 넣어요?” 참조 칸도 본문만큼 중요하다. 연구기관 쪽은 책임님과 행정 담당자님. 우리 쪽은 대표님. 대표님이 들어가야 이 거절이 회사의 거절이 된다. 빼면 유 책임님 개인의 거절이 된다. 개인의 거절은 몇 달 뒤 누군가 “그거 누가 안 한다고 했어요?”라고 묻게 만든다. 참조 한 줄이 그 질문을 미리 막는다.

5분 뒤에 유 책임님이 한 줄 더 보냈다. “수석님 이거 저장해 둬도 돼요? 다음에 또 쓸 것 같아서요.” 물론이다. 거절 메일은 템플릿이 된다. 템플릿이 된다는 건 또 거절할 일이 생긴다는 뜻이기도 하다. 좋은 템플릿은 슬프게도 자주 쓰인다.

아침

아침에 본 그 한 줄이 저녁엔 다르게 읽혔다. [내부] 숙련감각 사업 연구기관 K와 미팅(커피 살 것). 거절 메일 보내기 전, 미팅에서 커피를 샀다. 거절하기 전에 커피를 사는 것. 이것도 기획이다. 커피값은 개인 카드로 냈다. 참여하지 않는 과제의 커피는 어느 과제에도 붙일 수 없다. 이런 영수증은 내 지갑 안에서 조용히 늙어 간다.

오늘의 원가 기록
간접비 인생 · S2-16 · 4월 27일 (월)
거절 메일 1통(3회 수정).
물음표 4개 → 느낌표 6개.
거절 전 커피 1회(개인 카드).
템플릿 등록 1건.
※ 장부에 올라가지 않는 원가입니다
NEXT · 내일 아침 7시 30분S2-17. 바위그림부터 AI까지, 그리고 롤을 정해야 한다

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이 이야기는 실제 경험을 바탕으로 한 소설입니다. 회사·기관·인물의 이름은 바꾸었습니다.

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